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UFFMail

UFFMail

Introdução

Manter uma estrutura de e-mails com qualidade é uma necessidade prioritária para uma instituição com milhares de usuários. Quando se trata de uma instituição de ensino superior pública, que possui uma demanda excessiva na troca de informações e de contas de usuários, manter uma infraestrutura eficiente acaba sendo ponto chave para a qualidade final do serviço.

Apresentação do UFFMail no V Workshop de Tecnologia de Informação das IFES. Palestrante: Thiago da Souza Diogo

Neste caso, há uma enorme dificuldade nessas instituições por conta de uma série de necessidades, sejam de ordem de investimento, política ou técnica. Essas necessidades fazem com que o órgão responsável pelas soluções de Tecnologia da Informação busque soluções inteligentes, de qualidade e com baixo custo.

Na UFF não era diferente, uma vez que a Superintendência de Tecnologia da Informação não podia disponibilizar e-mail para todos os 28.000 alunos da graduação, pois comprometeria a infraestrutura de outros serviços e sistemas, alguns departamentos de ensino isolados, como o de Física já possuíam e-mail na plataforma Google Apps Education. Com isso, os alunos utilizavam emails do Google, Yahoo e até mesmo do Hotmail.

Com este cenário, a STI lançou em 17 de Novembro de 2010 o projeto UFFMail, que é um serviço de e-mail que tem como principal objetivo criar um canal de comunicação para fins acadêmicos para alunos e professores. O UFFMail foi fruto de uma parceria da gigante Google, em seu produto Google Apps Education e a UFF onde foram disponibilizadas 40.000 contas gratuitas com 8GB de espaço.

Contudo, o desafio então era gerenciar essas contas e garantir unicidade na escolha dos nomes de email e integração com os sistemas já desenvolvidos na UFF, especificamente o IdUFF, o Sistema de Identificação Única da Universidade Federal Fluminense.

Para isso foi desenvolvido o Portal IdUFF, no qual os alunos, ex-alunos, professores, técnicos administrativos e terceirizados acessam com seu CPF e senha única para todos os sistemas e escolhem o seu UFFMail.

Essa escolha é baseada na combinação de seu nome completo de diferentes formas. Por exemplo, o aluno Thiago de Souza Diogo pode escolher as seguintes opções de nome de e-mail: tsouza, tdiogo, thiagosouza, thiagodiogo, thiagos, thiagod, thiago_souza, thiago_diogo, etc, todas elas com extensão @id.uff.br.

Desta forma o UFFMail consegue garantir que o nome de e-mail é único e que ainda está disponível para uso, a integração das senhas com a plataforma Google Apps Edu (possibilitando que o usuário use a mesma senha da UFF no e-mail), além de criar um ponto único de acesso diário para todos os usuários do serviço. Aproveitando esse ponto único de acesso, a STI também disponibilizou a opção de envio de foto para que o usuário faça o envio de uma fotografia 3x4 dele mesmo. Essa foto será utilizada em outros sistemas da UFF, sendo a foto oficial do usuário.

Desde o lançamento oficial do projeto, o UFFMail já conta com mais de 11.000 contas criadas, sendo destas 2.500 criadas na primeira semana de uso e 4.650 fotos enviadas ao sistema. Aproximadamente 1.800 destas contas são acessadas diariamente e o serviço ganhou notoriedade entre os usuários finais com a integração das agendas com o Google Agenda, a possibilidade de criação coletiva de documentos através do Google Docs e o chat instantâneo Google Talk.

Toda essa plataforma é administrada por uma aplicação de gestão que a Google disponibiliza para os administradores do UFFMail bem como um ambiente específico para resolução de eventuais problemas, porém, até esse dado momento, nenhum ticket de suporte foi identificado ao UFFMail, apenas questões relativas à recuperação de senhas (que são automaticamente sincronizadas entre os sistemas da UFF e o Google Apps Edu).

Principais Produtos

O principal produto do UFFMail foi a desoneração da solução de e-mail institucional da UFF que passou a ser apenas para o uso entre departamentos e órgãos oficiais da Universidade. Dessa forma, a solução de e-mail da UFF passou a ter uma performance e segurança bem melhor, dado que agora precisa administrar menos e-mails.

Metodologia e Ambiente de Desenvolvimento

O projeto foi desenvolvido de acordo com os padrões do NTI/UFF utilizando alunos do Curso de Graduação em Ciência da Computação e Engenharias/UFF e analistas da STI, baseando-se no modelo de fábrica de software de desenvolvimento ágil.

Todo esse ambiente foi desenvolvido e é mantido hoje de acordo com as normas e padrões da STI/UFF em ciclos de planejamento e revisão com duração de 15 dias, já que as equipes seguem o Scrum como processo base, sendo acompanhado pelo sistema Redmine de gerência de atividades.

Arquitetura da Solução

O sistema Portal IdUFF foi desenvolvido com o framework web Ruby on Rails 3.0.1 e linguagem de programação Ruby 1.9.6 e utilizando base de dados Oracle 9i (base de dados oficial da UFF). A integração com a plataforma Google Apps Education foi realizada com a utilização de webservices usando o padrão RESTFul e JSON para formato dos dados.

Benefícios Alcançados

A criação de um canal de comunicação oficial entre alunos, ex-alunos, professores e técnicos administrativos foi o maior benefício do UFFMail. Agora é possível enviar e-mails de nofiticações para os usuários dos sistemas com certeza de que não serão considerados lixos eletrônicos (Spam), situação que inviabilizava muitas vezes a comunicação com alunos que usavam e-mails do UOL, BOL e Hotmail, por exemplo.

Para os alunos da graduação, o e-mail é um bem de muito valor, mesmo depois de sua formatura, dado que neste momento buscam uma identificação com a Universidade onde se graduaram. Além disso, cria um vínculo entre o ex-aluno e a Universidade, criando assim um canal de comunicação que normalmente é difícil de ser mantido.

Futuras Ações

As ações futuras para a equipe da STI que mantém o UFFMail são: criar normas para uso de grupos (Google Groups); integração com grupos do Facebook; divulgação automática de resultados via Twitter e localização dos alunos via Google Maps.

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